Sachverhalt und Begründung:
Von der Möglichkeit, eine
Richtlinie über Geschäfte der laufenden Verwaltung festzulegen, hat der Rat der
Stadt Burgdorf im Jahr 2012 Gebrauch gemacht (§ 58 Abs. 1 Nds.
Kommunalverfassungsgesetz –NKomVG).
Auf Anregung der Abteilung Tiefbau
werden folgende Änderung vorgeschlagen:
Pos. 10 b):
Die Entscheidung über die Vergabe von Planungsaufträgen sowie Aufträgen über Gutachten bei Projekten, die nicht über den Haushalt oder im VA beschlossen wurden, ist derzeit bis zu einer Höhe von netto 25.000 € auf den Bürgermeister übertragen.
Es wird vorgeschlagen, diesen Betrag auf 50.000 € zu erhöhen.
Der Betrag sollte zur Vereinheitlichung der Vorgehensweise an die derzeit gültigen Wertgrenzen der Dienstanweisung für das Vergabewesen angepasst werden.
Entsprechende Leistungen könnten als Direktauftrag vergeben werden, ein VA-Beschluss wäre nicht erforderlich. Dies würde den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und zu einer Beschleunigung der Auftragsvergaben führen.
Pos. 12:
Die Entscheidung
über die Vergabe von Aufträgen über Lieferungen und Leistungen (einschl.
Bauleistungen) ist derzeit bis zu einer Höhe von netto 150.000 € auf den
Bürgermeister übertragen.
Zur
Erleichterung und Beschleunigung der Verfahrensabläufe sollte hier eine
Anpassung der Beträge erfolgen.
Es wird vorgeschlagen, den Betrag für
Lieferungen und Dienstleistungen auf 215.000 € und für Bauleistungen auf
500.000 € zu erhöhen.
Die jeweiligen Projekte wurden im Zuge der Haushaltsberatungen bereits politisch beschlossen. Sämtliche sich daraus ergebende Auftragsvergaben werden durch das Rechnungsprüfungsamt einer Prüfung unterzogen.
Die Bindefrist für Vergabeverfahren im Bereich der VOB/A (hier Bauleistungen unterhalb des EU-Schwellenwertes) beträgt in der Regel 30 Kalendertage. Eine längere Bindefrist ist möglich, muss aber in der Vergabeakte begründet und dokumentiert werden. Im Bereich der Unterschwellenvergabeordnung gilt: die Bindefrist muss ausreichend sein.
Nach erfolgter Submission werden die eingereichten Angebote seitens des Rechnungsprüfungsamtes vorgeprüft, gelangen dann zur Fachabteilung und werden dort einer rechnerischen, sachlichen und technischen Prüfung unterzogen. Bei einem Auftragswert über 150.000 € netto hat der Verwaltungsausschuss (VA) über die Vergabe zu entscheiden. Eine Beschlussvorlage ist unter Einhaltung der Ladungsfristen zu fertigen.
Nach VA-Beschluss sind die nicht für die Beauftragung berücksichtigten Bieter zu informieren. Nach Versendung dieses Absageschreibens muss eine 14 tägige Einspruchsfrist abgewartet werden, bevor der unterzeichnete Auftrag an den Bieter, der den Zuschlag erhalten hat, erteilt werden kann.
Insbesondere Bauvorhaben bei denen der Bieter Leistungen nicht im eigenen Betrieb erbringen kann und daher entsprechende Leistungen mittels Subunternehmer durchführen möchte, ist eine Überprüfung der Zuverlässigkeit auch dieser Nachunternehmer zwingend erforderlich. Diese Überprüfung ist zu intensivieren, sollte der preisliche Abstand zwischen dem Erst- und Zweitbietenden größer 10% sein.
Aufgrund dieser Zeitschiene ist es kaum möglich, die 30tägige Bindefrist einzuhalten, insbesondere im Hinblick auf bereits im Sitzungskalender angesetzten VA Termine.
Erteilte Aufträge unterliegen weiterhin der Berichtspflicht im Rahmen des unterjährigen Controlling-Berichtswesens.
Pos. 22 und 23:
Hier wurden lediglich redaktionelle Formulierungsveränderungen vorgenommen, die der Klarstellung dienen.
Zur besseren Übersicht sind der Ratsbeschluss vom 18.10.2012 und die vorgeschlagenen Änderungen (rechte Spalte, blauer Text) in der beigefügten Tabelle Anlage 1 gegenübergestellt.
(Pollehn)