Finanz. Auswirkungen in Euro		Produktkonto		ErgHH	FinHH
Einmalige Kosten:	€
Laufende Kosten:	€
Haushaltsmittel stehen zur Verfügung:		ja	nein

 

Beschlussvorschlag:

 

I.

Es soll eine Schulentwicklungsplanung mit den folgenden Inhalten erstellt werden (s. im Kapitel „Mögliche Inhalte einer Schulentwicklungsplanung“ die Bausteine einer SEP auf Seite 3):

 

1.                                                                                                                       

2.                                                                                                                       

3.                                                                                                                       

4.                                                                                                                       

5.                                                                                                                       

6.                                                                                                                       

7.                                                                                                                       

8.                                                                                                                       

9.                                                                                                                       

 

II.

 

a.     Die Schulentwicklungsplanung soll mit eigenem Personal erstellt werden.

b.     Die Erstellung einer Schulentwicklungsplanung soll an ein Unternehmen vergeben werden.

 

 

III.

a.     Die Schulentwicklungsplanung soll jährlich fortgeschrieben werden.

b.     Die Schulentwicklungsplanung soll nicht jährlich fortgeschrieben werden.

Sachverhalt und Begründung:

 

Ausgangslage

 

Für die Stadt Burgdorf soll eine Schulentwicklungsplanung (SEP) aufgestellt und jährlich fortgeschrieben werden, um den vielfältigen fachlichen Anforderungen in einer höheren Qualität und Zuverlässigkeit begegnen zu können.

 

Im Stellenplan 2017 ist eine A10-Stelle geschaffen worden, die sich nach den Vorstellungen der Verwaltung vorrangig mit der Erstellung und Fortschreibung der SEP befassen soll. Vor der Besetzung dieser Stelle soll aber mittels einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung dargelegt werden, ob die Eigenerstellung einer SEP wirtschaftlicher ist als eine Fremdvergabe an einen Dienstleister.

 

Zu einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung, ob die SEP in Eigenregie oder per Fremderstellung erarbeitet werden soll, gehört dementsprechend der geplante bzw. erforderliche Umfang und Detaillierungsgrad der SEP.

 

Allgemeine Überlegungen zur Schulentwicklungsplanung

 

Die schulische Ausbildung ist eine der wesentlichsten gesellschaftlichen Aufgaben, an die von den Eltern, Schülerinnen und Schülern und der Lehrerschaft  große Erwartungen u.a. an den Schulträger gestellt werden.

 

Neben diesen Erwartungen sind auch die wirtschaftlichen Aspekte zu berücksichtigen. Der Schulbereich gehört allein schon wg. der zahlreichen Gebäudekomplexe zu den kostenintensivsten Leistungen einer Stadtverwaltung. Auf die z.Zt. laufenden bzw. noch anstehenden Bauprojekte muss nicht gesondert hingewiesen werden.

Diesen Anforderungen soll deshalb mit einer SEP begegnet werden, die dazu beitragen soll, dass die fachlichen Entscheidungen auf einer fundierten Datenbasis getroffen werden können.

 

Hieraus ergeben sich grundsätzliche Überlegungen/Konsequenzen im Hinblick auf den geeignetsten Prozess der Erstellung und der Fortschreibung einer SEP:

 

1.     Welche Inhalte soll die SEP abdecken und beleuchten?

2.     Wirtschaftliche Aspekte der Erstellung einer SEP bei Eigen- oder Fremderstellung („Wie teuer ist die Erstellung einer SEP?“).

3.     Qualitative Aspekte der Eigen- oder Fremderstellung.

4.     Möglichkeiten der Fortschreibung der SEP bei Eigen- oder Fremderstellung.

 

Zu 1.:

 

Die SEP kann mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad erfolgen. Die u. g. Informationen (s. Kapitel „Mögliche Inhalte einer Schulentwicklungsplanung“) können vollständig oder auch nur in Teilbereichen erhoben und zu Grunde gelegt werden, wobei damit auch gesagt wird, dass die Aussagekraft und der Nutzen einer SEP nicht einheitlich sind. Wird nur ein Teil der Zug. Informationen erhoben und ausgewertet, bleibt die SEP naturgemäß an der Oberfläche.

 

Zu 2.:

Zu berücksichtigen sind bei der Fremderstellung der SEP auch die notwendigen Zuarbeiten der Verwaltung. Je nach Art und Umfang einer Beauftragung an einen Dritten sind zwischen 10 und 30 % der Auftragssumme als Zuarbeit durch die Verwaltung zu veranschlagen.

 

Dabei gibt es i.d.R. folgende Zusammenhänge:

 

-        Der Prozentanteil der notwendigen Zuarbeit steigt bei „kleineren“ Aufträgen an.

-        Je detaillierter die SEP aufgestellt wird, umso zeitintensiver ist auch die notwendige Zuarbeit.

-        Da es sich um die erstmalige Erstellung einer SEP handelt, ist der Zeitanteil höher, als wenn es sich um die x-te Fortschreibung handelt.

 

Zu 3.:

Bei den qualitativen Aspekten der Eigen- bzw. Fremderstellung ist zu beachten, dass ein externes Büro die größere Erfahrung aufweist, dafür aber nur über geringe Kenntnis der Verhältnisse vor Ort verfügt und außerdem die SEP nach ihrem jeweiligen Standard (und weniger aufgrund individueller Erfordernisse) bearbeitet.

 

Zu 4.:

Die Fremderstellung führt dazu, dass Fortschreibungen jeweils wieder beauftragt und bezahlt werden müssen. Bei jeder Fortschreibung sind auch wieder entsprechende Zeitanteile für die notwendige Zuarbeit der Verwaltung zu veranschlagen.

 

Mögliche Inhalte einer Schulentwicklungsplanung

 

Auf die Schulentwicklung wirken zahlreiche Interessenvertreter und Einflussgrößen ein, z.B. (die Reihenfolge beinhaltet keine Wertung):

 

-        die Entwicklung der Schüler/innen-Zahlen (demografische Entwicklung),

-        die Gesetzgebung,

-        die Aufsichtsbehörden

-        die finanziellen und personellen Ressourcen,

-        die Schulleitungen

-        die Politik,

-        der Elternwille,

-        das Angebot anderer Schulträger außerhalb des eigenen Verantwortungsbereiches.

 

Die Ziele und Inhalte einer SEP kann man wie folgt zusammenfassen. Die notwendigen Informationen werden benötigt, um den Bildungsauftrag erfüllen zu können. Die Einflussgrößen wirken auf die Erfüllung des Bildungsauftrages ein.

Notwendige Informationen	Erfüllung Bildungsauftrag	Einflussgrößen
Kurz-, mittel- und langfristige Schüler/innen-Zahlen	Bedarfsabdeckung	Bildungsgerechtigkeit
Quote Schulformwahl	Ausgeglichenes Schulangebot	Wirtschaftlichkeit
Raumkapazität und Auslastung	Ausgeglichene Beschulungsqualität	Wettbewerb

 

Um den Anforderungen, die an eine SEP gestellt werden, gerecht werden zu können, müssen vielfältige Informationen beschafft, bereitgestellt und ausgewertet werden. Bausteine einer SEP können sein:

 

-        Analyse der bestehenden Schulstandorte,

-        Prognose der Schüler/innen-Zahlen,

-        Überlegungen zu Standortentwicklung,

-        Festlegung von Raumbedarfen,

-        Festlegung von Raumgrößen,

-        Festlegung der Ausstattungsqualität (auch der Schulgebäude),

-        Einbeziehung von Schulleitungen, Elternvertretern, Schülervertretungen, den politischen Akteuren etc.,

-        Ermittlung des Beschulungsbedarfes / der Elternwahlprognose,

-        Erstellung von Berichten.

 

Die o.g. gesellschaftliche Bedeutung der Aufgabe und der finanzielle Aufwand für die Schulen seitens des Schulträgers rechtfertigen die detaillierte Erstellung einer SEP. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund der Tatsache, dass mit der IGS ein weiteres Schulangebot geschaffen wurde, welches in das vorhandene Angebot einzufügen ist und erhebliche Auswirkungen auf andere Schulangebote haben wird.

 

Dafür spricht auch der bauliche Zustand der vorhandenen Schulgebäude, der vor einigen Jahren bereits einmal erhoben wurde. Dabei wurde festgestellt, dass die Schulgebäude z.T. einen deutlichen Sanierungsbedarf aufweisen. Außerdem sind die durchgeführten bzw. anstehenden Schulneubauten, die mit erheblichen Investitionen einhergehen, ein weiterer Grund für eine intensive Betrachtung der Schullandschaft und ihrer Entwicklung.

 

Daher geht die vorliegende Wirtschaftlichkeitsuntersuchung davon aus, dass eine detaillierte SEP zu erstellen ist.

 

Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

 

Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung erfolgt auf der Basis eines Kostenvergleichs und der Betrachtung und Bewertung weiterer Aspekte (der sog. „weichen Faktoren“), die für die Qualität des Ergebnisses von Bedeutung sind.

 

Kosten der Eigenerstellung der SEP

 

Im aktuellen Stellenplan ist eine A10 – Beamtenstelle enthalten. Das Arbeitgeberbrutto (die Summe aller Bezüge einschl. aller Nebenkosten für den Arbeitgeber) beläuft sich nach Berechnungen der Personalabteilung auf 65.900 €/Jahr. Für IT- und sonstige Arbeitsplatzkosten wird der KGSt-Zuschlag i.H.v. 9.700 € p.a. angesetzt und für den Verwaltungs- und Fachbereichsoverhead ein Zuschlag von insgesamt 20 % auf die Personalkosten.^[1]

 

Veranschlagt man für die Erstellung einer detaillierten SEP einen Zeitbedarf von zwei Jahren bei einem Zeitanteil von 70 %, ergeben sich Personalkosten i.H.v. 92.260 €.

 

Kostenart	Bemerkung	Betrag
Arbeitgeberbrutto (pro Jahr 65.900 €)	für 2 Jahre, davon 70 %	92.260 €
IT-, sonstige Arbeitsplatzkosten	für 2 Jahre, davon 70 %	13.580 €
Verwaltungs-, Fachbereichsoverhead	20 % auf die Personalkosten	18.452 €
Summe		124.292 €

 

Unter den genannten Bedingungen (A10, 2 Jahre zu 70 %, Anrechnung der üblichen KGSt-Zuschläge) belaufen sich die Kosten für die Eigenerstellung einer SEP auf rd. 125 T€.

 

Der Zeitanteil für die SEP-Erarbeitung wurde mit 70% einer Vollzeitkraft angesetzt. Die übrigen 30% werden für andere SEP-Aufgaben im Rahmen der verschiedenen Projekte (Bauprojekte IGS, GPGS, Grundschulen, Schulraumbedarfsplanungen – parallel fortlaufend, etc.) benötigt. In der Abteilung ist insbesondere auf den Arbeitsplätzen, die die Qualifikation gehobener Dienst voraussetzen, seit längerer Zeit eine dauerhaft hohe Arbeitsbelastung zu verzeichnen mit der Folge, dass in nicht unerheblichem Maße Mehrarbeitsstunden geleistet werden, die bei dem derzeitigen Personalbestand nicht mit Freizeitausgleich abgegolten werden können. Vor dem Hintergrund der verschiedenen Großprojekte muss davon ausgegangen werden, dass diese Situation auch noch einige Jahre anhalten wird.

 

Kosten der Fremderstellung der SEP

 

Konkrete Angaben über die Kosten der Erstellung einer SEP per Fremdvergabe liegen nicht vor. Deren Höhe hängt naturgemäß im Wesentlichen von dem Detaillierungsgrad der SEP ab. Da aus fachlichen und wirtschaftlichen Gründen – wie oben erwähnt – von der Verwaltung eine detaillierte SEP angestrebt wird, ist von entsprechend hohen Kosten auszugehen.

 

Daher wird von einem Betrag in 6-stelliger Höhe für die Erarbeitung einer detaillierten SEP ausgegangen und es werden für die Vergleichsberechnung 100 T€ als Auftragssumme angesetzt. Diese entspricht einem Gegenwert von nur etwa 100 Beratertagen. Angesichts der angestrebten Detaillierung der SEP ist dieser Wert daher wohl realistisch.

 

Verschiedentlich liest man von Kosten für eine SEP im Bereich von rd. 30 T€ - bei diesen handelt es sich aber um eher einfache SEP „aus dem Musterkoffer“, die u.U. umfangreiche Nacharbeiten durch die Verwaltung erfordern oder sich – schlimmstenfalls –als unbrauchbar herausgestellt haben

 

Die erforderliche Zuarbeit wird – wie oben bereits erläutert – mit 30 % der Auftragssumme angesetzt, so dass sich die Kosten für die Fremderstellung einer detaillierten SEP auf rd. 130 T€ (100 T€ zzgl. 30 T€ für die erforderliche Zuarbeit) belaufen.

 

Damit liegen die beiden Varianten gleichauf. Eine eindeutige Entscheidung aus Kostensicht ist nicht möglich, wobei betont werden soll, dass bei der Berechnung der Kosten der Eigenerstellung von einem eher längeren Bearbeitungszeitraum (2 Jahre) und einem hohen Zeitanteil (70 % der Arbeitszeit) ausgegangen wurde – mithin die Kosten der Eigenerstellung also eher zu hoch als zu niedrig angesetzt wurden.

 

 

 

Weitere Aspekte bei der Erstellung der SEP

 

Neben dem finanziellen Vergleich haben auch andere Aspekte eine mindestens ebenso wichtige Bedeutung für die Qualität der SEP:

 

-        Erfahrung in der Erstellung einer SEP

-        Fortschreibung der SEP

-        Berücksichtigung individueller Inhalte einer SEP vs. Standardlösungen

-        Genaue Kenntnis der örtlichen Gegebenheiten

-        Anpassung der Inhalte der SEP im Verlauf der Erstellung

 

Merkmal	Eigenerstellung	Fremderstellung
Erfahrung in der Erstellung einer SEP	-	+
Nachvollziehbarkeit der Berechnungen	+	-/0
Fortschreibung der SEP	+	-
Berücksichtigung individueller Inhalte	+	0
Kenntnis örtlicher Gegebenheiten	+	0
Anpassung Inhalte SEP	+	-

 

Ohne Zweifel verfügt ein spezialisiertes Beratungsunternehmen über einen großen Erfahrungsschatz im Hinblick auf die Erstellung einer SEP. Sofern die ggf. zu besetzende Stelle nicht mit einem/einer Mitarbeiter/in besetzt werden kann, der/die über Erfahrungen in diesem Bereich verfügt, ist hier ein Vorteil für die externe Erstellung eines SEP zu sehen.

 

Andererseits gibt es diverse Fortbildungen und Schulungsangebote und die Möglichkeit des interkommunalen Austausches.

 

Ein Bestandteil einer SEP ist die Berechnung der zukünftigen SuS-Zahlen. Wie diese berechnet werden (der Rechenweg), bleibt bei einer externen Erstellung üblicherweise verborgen, so dass die Ergebnisse nur schwer nachvollzogen werden können. Gerade diese Daten ändern sich jedoch mit konstanter Regelmäßigkeit (neue Geburtenzahlen, neue Baugebiete, Wanderungen etc.) und bilden die Grundlage für alle weiteren Überlegungen. Bei der Eigenerstellung ist der Rechenweg bekannt und kann ggf. angepasst werden.

 

Bei einer externen Erstellung einer SEP muss jede Fortschreibung beauftragt werden, bei der Eigenerstellung ist dieses – abhängig vom übrigen Arbeitsanfall – jederzeit möglich.

 

Bei der Eigenerstellung wird die Berücksichtigung individueller Inhalte positiv eingeschätzt, während bei der Fremderstellung eher ein vorgefertigter Instrumentenkasten zur Anwendung gelangt.

 

Wird bei Zwischenergebnissen ein beachtenswerter Sachverhalt festgestellt, der so vorher nicht im Fokus war, kann bei Eigenerstellung dieser Sachverhalt besonders berücksichtigt werden. Bei der Fremderstellung ist vorab bei der Auftragsvergabe der Inhalt der SEP definiert. Eine Änderung der Anforderungen kann nur gegen zusätzliche Kosten erfolgen.

 

Fazit

 

Bei der Höhe der Kosten der Fremdvergabe ist eine gewisse Unsicherheit gegeben. Es wurden im Rahmen der Recherche allerdings Hinweise dafür gefunden, dass der veranschlagte Betrag realistisch ist. Die Kosten der Eigenerstellung wurden aus Sicherheitsgründen eher zu hoch angesetzt. Bei den Kosten ergibt sich somit in etwa ein Gleichstand.

 

Die weiteren Aspekte werden seitens der Controllingabteilung eher positiv im Sinne der Eigenerstellung bewertet.

 

Im Rahmen der Untersuchungen wurde eine Umfrage unter niedersächsischen Kommunen durchgeführt. Der überwiegende Teil der sich beteiligenden Kommunen erstellt die SEP in Eigenregie. Eine teilnehmende Kommune, die die SEP durch externe Dienstleister erstellen ließ, war unzufrieden, was die Brauchbarkeit der Ergebnisse anbelangt.

 

Somit wird empfohlen, die SEP in detaillierter Form mit eigenem Personal zu erstellen und die SEP jährlich (bzw. regelmäßig) fortzuschreiben.

 

Dies hätte zugleich den Vorteil, dass die aktuell in der Abteilung für Schulen, Kultur und Sport zu beobachtende Arbeitsbelastung gemildert werden kann.