Finanz. Auswirkungen in Euro		Produktkonto		ErgHH	FinHH
Einmalige Kosten:	€
Laufende Kosten:	€
Haushaltsmittel stehen zur Verfügung:		ja	nein

 

 

Beschlussvorschlag:

 

Der Rat nimmt den Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2021 der Stadt Burgdorf zur Kenntnis und fasst folgende Beschlüsse:

 

1.    Der Rat beschließt gemäß § 58 Abs. 1 Nr. 10 i. V. m. § 129 Abs. 1 Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) den Jahresabschluss des Jahres 2021. Mit dem Beschluss über den Jahresabschluss nimmt er gleichzeitig die über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen des Haushaltsjahres 2021 bis 10.000 € (bei denen die Zuständigkeit gem. § 117 NKomVG i. V. m. § 6 der Haushaltssatzung 2021 beim Bürgermeister lag) zur Kenntnis.

 

2. Der Rat beschließt den Überschuss der außerordentlichen Erträge über die außerordentlichen Aufwendungen im Ergebnishaushalt 2021 (114.446,60 €) zur anteiligen Deckung des Fehlbetrags des ordentlichen Ergebnisses in Höhe von -2.036.519,35 € zu verwenden. Darüber hinaus werden die Gebührenüberschüsse im Bereich Niederschlagswasserbeseitigung für das Haushaltsjahr 2021 in Höhe von 102.462,00 € sowie für den Bereich Straßenreinigung für das Haushaltsjahr 2021 in Höhe von 1.061,33 € im Rahmen der Ergebnisverwendung direkt und ergebnisneutral dem Sonderposten „Gebührenausgleich“ zugeführt.

 

Sachverhalt und Begründung:

 

Gemäß § 128 NKomVG hat die Stadt zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen.

 

Der Jahresabschluss muss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung klar und übersichtlich aufgestellt werden. Im Jahresabschluss ist die tatsächliche Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Kommune mit sämtlichen Vermögensgegenständen, Schulden, Rechnungsabgrenzungsposten, Erträgen, Aufwendungen, Einzahlungen und Auszahlungen darzustellen.

 

Der Jahresabschluss besteht aus der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung, der Bilanz und einem Anhang. Dem Anhang sind ein Rechenschaftsbericht, eine Anlagenübersicht, eine Schuldenübersicht, eine Forderungsübersicht und eine Übersicht über die in das folgende Jahr zu übertragenden Haushaltsermächtigungen beizufügen.

 

Der Jahresabschluss 2021 wurde durch die Finanzabteilung aufgestellt und der Bürgermeister hat die Vollständigkeit und Richtigkeit des Jahresabschlusses nach § 129 Abs. 1 NKomVG am 28.03.2022 festgestellt.

 

Der Jahresabschluss 2021 mit Anhang - einschließlich der Anlagen zum Anhang – und der Schlussbericht der Rechnungsprüfung sind dem Rat gemäß § 129 Abs. 1 S. 2 NKomVG vorzulegen. Die aufgeführten Unterlagen liegen dieser Vorlage als Anlage bei (auf Grund des erheblichen Umfangs wurde beim Jahresabschluss darauf verzichtet, sämtliche Anlagennachweise und die einzelnen Teilergebnis- und Teilfinanzrechnungen der einzelnen Produkte dieser Vorlage beizufügen. Sie liegen vollständig vor und waren Gegenstand der Jahresabschlussprüfung des städtischen Rechnungsprüfungsamtes).

 

 

 

Der vorliegende Jahresabschluss 2021 der Stadt Burgdorf schließt mit folgenden Eckwerten ab:

 

Ergebnisrechnung

 

Die Ergebnisrechnung 2021 schließt beim ordentlichen Ergebnis mit einem Fehlbetrag in Höhe von -2.036.519,35 € ab. Im Vergleich zum Haushaltsplan 2021, der ein Defizit im ordentlichen Ergebnis in Höhe von -11.535.600,00 € vorsah, verbesserte sich das ordentliche Ergebnis um 9.499.080,65 €.

 

Das außerordentliche Ergebnis weist einen Überschuss in Höhe von 114.446,60 € aus, was gegenüber dem Haushaltsplan, der einen Überschuss von 159.000,00 € vorsah, eine Verringerung von -44.553,40 € bedeutet.

 

Das Jahresergebnis der Ergebnisrechnung 2021 schließt mit einem Fehlbetrag in Höhe von -1.922.072,75 € ab (Haushaltsplan 2021 = -11.376.600,00 €). 

 

 

Finanzrechnung

 

Im Bereich der laufenden Verwaltungstätigkeit hat sich in der Finanzrechnung 2021 ein positiver Saldo in Höhe von 2.052.404,39 € ergeben (Haushalt 2021 = -8.242.800,00 €).

 

Der Saldo aus Investitionstätigkeit liegt im Jahr 2021 bei -6.705.904,62 € (Haushalt 2021 = -18.147.900,00 €).

 

Kredite für Investitionen wurden im Jahr 2021 in Höhe von 16.000.000,00 € aufgenommen. Die Auszahlungen für die (ordentliche) Tilgung der bestehenden Darlehen lagen bei 1.950.644,77 €, so dass sich bei der Finanzierungstätigkeit im Jahr 2021 ein positiver Saldo in Höhe von 14.049.355,23 € ergibt.

 

Des Weiteren ergibt sich bei den haushaltsunwirksamen Ein- und Auszahlungen ein negativer Saldo in Höhe von -9.982.545,80 €

 

Insgesamt ergibt sich im Finanzhaushalt eine Verringerung der liquiden Mittel um
-586.690,60 €. 

 

Die Gesamtfinanzrechnung weist zum 31. Dezember 2021 einen positiven Endbestand an Zahlungsmitteln von 5.694.589,93 € aus, der in der Bilanz auf der Aktivseite bei den „Liquiden Mitteln“ steht.

 

Bilanz

Das Volumen der Bilanz hat sich von 267.552.822,47 € (Stand Schlussbilanz zum 31.12.2020) um 3.557.376,73 € auf 271.110.199,20 € (Stand Schlussbilanz zum 31.12.2021) erhöht.

 

Zu den Einzelheiten des Jahresabschlusses verweise ich auf die Erläuterungen im anliegenden Anhang zur Jahresrechnung und im Rechenschaftsbericht.

 

 

 

Prüfung der Jahresrechnung der Stadt Burgdorf für das Haushaltsjahr 2020

 

 

Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Burgdorf (RPA) hat die Jahresrechnung der Stadt Burgdorf für das Haushaltsjahr 2021 geprüft und das Ergebnis der Prüfung im Schlussbericht vom 30.03.2023 zusammengefasst.

 

 

Das Rechnungsprüfungsamt bestätigt, dass

 

·                der Haushaltsplan eingehalten wurde,

·                die einzelnen Buchungsvorgänge und Rechnungsbeträge sachlich und rechnerisch in vorschriftsmäßiger Weise begründet und belegt sind,

·                bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen des Geld- und Vermögensverkehrs nach den bestehenden Gesetzen und Vorschriften unter Beachtung der maßgebenden Verwaltungsgrundsätze und der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren wurde und

·                das Vermögen richtig nachgewiesen ist.

 

Es wird bestätigt, dass der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage vermittelt. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind beachtet worden.

 

 

Das Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2021 der Stadt Burgdorf wird wie folgt zusammengefasst:

 

 

Der Jahresabschluss zum 31.12.2021, der Rechenschaftsbericht und die Buchführung der Stadt entsprechen nach pflichtgemäßer Prüfung den Rechtsvorschriften. Die Haushaltsführung erfolgt ordnungsgemäß.

Die Entwicklung der Finanz- und Vermögenslage, der Liquidität und der Rentabilität geben zu Beanstandungen keinen Anlass.

Bei den Erträgen und Aufwendungen sowie bei den Einzahlungen und Auszahlungen wurde nach der gebotenen Wirtschaftlichkeit verfahren.

Aus Sicht des RPA stehen die in dem Bericht dargelegten Prüfungsergebnisse einer Beschlussfassung über den Jahresabschluss 2021 sowie einer Entlastung nicht entgegen.

 

 

 

 

Der Schlussbericht des RPA ist mit der Feststellung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Jahresrechnung durch den Bürgermeister sowie ggfs. seiner Stellungnahme zu dem Schlussbericht des RPA dem Rat zur Beschlussfassung über die Jahresrechnung und Entlastung des Bürgermeisters vorzulegen.

 

Der Schlussbericht des RPA ist der Vorlage als Anlage 2 beigefügt.

 

 

 

Der Schlussbericht zum Jahresabschluss 2021 weist folgenden erläuterungsbedürftigen Bestandteil auf, zu dem wie folgt Stellung genommen wird:

 

 

Prüfbemerkung – Beanstandung

 

Bei der Ausstattung des Vertretungsstützpunktes für die Kindertagespflege wurden die Beschaffungen unter Umgehung des Vergaberechts getätigt. Die Erstausstattung begründet einen sachlichen und zeitlichen Zusammenhang und ist somit als Gesamtheit zu betrachten. Im Zeitraum Sept. 2021 bis Mai 2022 wurden rund 30 Einzelbeschaffungen mit einem Auftragsvolumen von 12.307,25 € getätigt. Ein Direktkauf ist gem. § 14 UvgO sowie der DA Vergabewesen lediglich bis zu einer Auftragssumme von 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) möglich. Im vorliegenden Fall wäre eine Verhandlungsvergabe, ggf. mit mehreren Losen, durchzuführen gewesen. Auch nach der DA Vergabewesen ist es unzulässig sachlich zusammengehörende Aufträge zu teilen, um die Wertgrenzen für die Wahl der Vergabeart zu umgehen.

In diesem Zusammenhang wird daran erinnert, dass im Jahr 2020 die Beschaffung von fünf Schaumstoff-Kinderbetten für den Vertretungsstützpunkt als zeitlich und sachlich unabweisbar deklariert wurden und das RPA hier eine Beanstandung ausgesprochen hat. Diese Beschaffung hätte ebenfalls über das vorgenannte Vergabeverfahren erfolgen müssen.

Neben dem Verstoß gegen das Vergaberecht hat das vorgenannte Vorgehen weitere Nachteile. 30 Einzelbeschaffungen lösen 30-mal Verwaltungsaufwand im REWF (jeweils mindestens 6 Einzelvorgänge) aus. Weiterhin ist es aufgrund der Vielzahl von Geschäftspartnern aufwendiger, eventuelle Gewährleistungsansprüche geltend zu machen. Hinzu kommt, dass bei einer Beschaffung als Sachgesamtheit die Erstausstattung als eine investive Maßnahme zu bewerten ist und nun aufgrund der geringen Beträge als Aufwand gebucht werden musste.

Die Prüfung von Vergaben ist gem. § 155 Abs. 1 Nr. NKomVG eine Pflichtaufgabe der RPAs. Gem. § 7 Abs. 1 Nr. 2 RPO sind Aufträge für Lieferleistungen ab 5.000 € netto dem RPA vorzulegen. Im Rahmen der jährlichen VISA-Verfügung werden die Mitarbeiterenden auf die Regelung regelmäßig hingewiesen. Hier hat die Fachabteilung entgegen der Vorgaben des Rates Beschaffungen getätigt, da der sachliche und zeitliche Zusammenhang nicht beachtet wurde.

Letztlich hat dieses aufwendige Beschaffungsverfahren dazu geführt, dass die Einrichtung des Vertretungsstützpunktes mit einer Verzögerung von mehreren Monaten einherging und die eigentliche Arbeit erst im Sommer 2022 beginnen konnte. Für die Räumlichkeiten mussten Mietzahlungen und für das Personal Gehälter geleistet werden, obwohl die eigentliche Aufgabe noch nicht erfüllt werden konnte. Im Rahmen der Erstellung des Prüfberichtes für das Haushaltsjahr 2022 wird ermittelt, ob ein Schaden für die Stadt entstanden ist bzw. in welcher Höhe.

Anmerkung:

Im Bereich der UVgO (Vergabe von Dienst- und Lieferleistungen) ist festzustellen, dass in einigen Abteilungen erhebliche Unsicherheiten bei der Durchführung von Vergabeverfahren bestehen, die durch Personalwechsel entstanden sind. In Absprache mit der Verwaltungsleitung wurde vereinbart, dass in regelmäßigen Abständen Inhouseschulungen im Vergaberecht angeboten werden, um mehr Rechtssicherheit im Umgang mit dem Vergaberecht zu erhalten und Vergabeverfahren letztlich effizienter durchzuführen.

 

 

Stellungnahme

 

Von der Fachabteilung wurde in Unkenntnis der komplexen Vorgabevorschriften davon ausgegangen, dass es sich hier um einzelne und nicht in Verbindung zu bringende Beschaffungsvorgänge von jeweils unter 1.000 € handelt. Die Anschaffungen für den Vertretungsstützpunkt wurden unter der Prämisse durchgeführt, trotz Corona, Lieferengpässen und damit einhergehend steigenden Preisen, möglichst zeitnah eine hinreichende und trotzdem qualitativ gute Ausstattung zu erreichen. Der zur Verfügung stehende Haushaltsansatz von 15.000 € wurde nicht voll ausgeschöpft.

 

 

Die Verzögerung bei der Eröffnung des Stützpunktes hat sich durch das vorher nicht absehbare Baugenehmigungsverfahren ergeben. Tatsächlich hat die Vertretungskraft bereits vor Eröffnung des Stützpunktes mit der Arbeit begonnen. Allerdings hat sie sich zunächst in den Räumlichkeiten der ihr zugeordneten Kindertagespflegepersonen getroffen, um dort für den Vertretungsfall die erforderliche Bindung zu den Kindern herzustellen.

 

Die Anmerkung des Rechnungsprüfungsamtes wurde zwischenzeitlich aufgenommen und eine Inhouse-Schulung im Vergaberecht durchgeführt. Durch regelmäßige Schulungen soll auch in Zukunft das Wissen der Mitarbeitenden gestärkt werden.

 

Jahresergebnis

 

Sonderposten für den Gebührenausgleich

 

Entsprechend dem Vorsichtsprinzip und dem Imparitätsprinzip werden Gebührenunterdeckungen, die in den folgenden Jahren durch Mehrerträge ausgeglichen werden sollen, nicht in der Bilanz ausgewiesen.

 

 

Verwendung des Jahresergebnisses

 

Im Rahmen des Jahresabschlusses hat der Rat gemäß § 58 Abs. 1 Nr. 10 i. V. m. § 110 Abs. 7 S. 3 und § 123 Abs. 1 S. 1 NKomVG zugleich über die Verwendung des Jahresüberschusses oder die Behandlung des Jahresfehlbetrages zu beschließen.

 

Wie bereits oben erwähnt, hat sich in der Jahresrechnung 2021 beim ordentlichen Ergebnis ein Fehlbetrag in Höhe von -2.036.519,35 € und beim außerordentlichen Ergebnis ein Überschuss in Höhe von 114.446,60 € ergeben.

 

Ein Fehlbetrag beim ordentlichen Ergebnis des Ergebnishaushaltes soll zuerst mit der aus Überschüssen des ordentlichen Ergebnisses gebildeten Rücklage gedeckt werden. Sind keine Überschussrücklagen vorhanden, kann der Fehlbetrag auch mit einem Überschuss beim außerordentlichen Ergebnis des Ergebnishaushaltes oder aus der mit Überschüssen des außerordentlichen Ergebnisses der Vorjahre gebildeten Rücklage gedeckt werden.

 

Da bei der Stadt Burgdorf keine Überschussrücklagen aus Vorjahren gebildet werden konnten, kommt hier nur der Überschuss des außerordentlichen Ergebnisses zur Deckung des Fehlbetrages im ordentlichen Ergebnis in Frage.

 

 

Die Verwaltung empfiehlt daher, den Überschuss der außerordentlichen Erträge über die außerordentlichen Aufwendungen im Ergebnishaushalt 2021 in Höhe von 144.446,60 € zur anteiligen Deckung des Fehlbetrages des ordentlichen Ergebnisses in Höhe von
-2.036.519,35 € zu verwenden.

 

Der verbleibende Fehlbetrag in Höhe von -1.922.072,75 € wird in der Eröffnungsbilanz 2022 entsprechend ausgewiesen.

 

Anlagen

 

Anlage 1	-	Jahresabschluss der Stadt Burgdorf zum 31.12.2021
Anlage 2	-	Schlussbericht des Rechnungsprüfungsamtes über die Prüfung des Jahresabschlusses zum 31.12.2021 der Stadt Burgdorf

 

    

 

(Pollehn)