Beschlussvorschlag:

Einer Verlagerung der Serverstrukturen für das Personalmanagementverfahren LOGA aus dem Sicherheitsrechenzentrum der HannIT AöR in das Sicherheitsrechenzentrum des Verfahrensherstellers P&I in Wiesbaden wird zugestimmt.

Sachverhalt und Begründung:

Das bei der Stadt Burgdorf eingesetzte Personalmanagementverfahren LOGA von der P&I AG wird ab 01.01.2024 für alle Kunden ausschließlich als sogenannte „Housing-Lösung“ im zertifizierten Rechenzentrum in Wiesbaden angeboten. Der weitere Betrieb im Rechenzentrum der HannIT AöR ist somit nicht mehr möglich.     

Gemäß § 92a Abs. 2 Niedersächsisches Beamtengesetz ist für die Verlagerung der Serverstrukturen die Zustimmung des Rates erforderlich. Es wird empfohlen, der Verlagerung zuzustimmen, da als Alternative nur eine Auflösung der vertraglichen Beziehungen mit der hannIT (Betrieb der Software LOGA) und mit der Region Hannover (Übernahme der Aufgaben der Gehaltsabrechnung) in Frage käme. Die Neuausschreibung einer Software und die Übernahme der Aufgaben der Gehaltsabrechnung mit eigenem Personal wäre die Konsequenz. Freie Stellenanteile für die Gehaltsabrechnung stehen nicht zur Verfügung.

Mit der Verlagerung des Betriebsortes sind folgende Vorteile verbunden:

·         tagesaktuelle Daten durch tägliche Prüfläufe

Den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im Personalbereich stehen künftig tagesaktuelle Daten zur Gehaltsabrechnung zur Verfü­gung. Aufgrund der hohen Systemauslastung können diese Daten bisher nur wöchentlich bereitgestellt werden.

·         Einsatz von künstlicher Intelligenz

Das System ist künftig so aufgebaut, dass es absehen kann, „was vermutlich als nächstes zu tun ist“. Ein Beispiel: Wird die Arbeitszeit in einem Personalfall geändert, folgt als nächstes mit einer Wahrscheinlichkeit von über 95% eine Testabrechnung. Diese dauert ca. 10 - 12 Sekunden (je nach Umfang) bis das erzeugte Dokument angezeigt wird. Zukünftig nimmt das System an, dass eine Testabrechnung nach der Änderung der Arbeitszeit angestoßen wird und führt diese bereits im Hintergrund aus. Bearbeitungszeiten lassen sich so reduzieren.

·         Höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit

Verarbeitungen in LOGA wie umfangreiche Auswertungen, Personalhochrechnungen oder die Erstellung von Dateien für externe Empfängerinnen und Empfänger (Sozial­versicherungen und Steuerbehörden) werden deutlich performanter ausgeführt. Die derzeitigen Wartezeiten der sachbearbeitenden Beschäftigten, bis das System wie­der zur Verfügung steht, werden dadurch deutlich verkürzt

·         Höhere Systemverfügbarkeit

Zukünftig werden Updates nachts und folglich nahezu ohne Einschränkungen für die Anwenderinnen und Anwender durchgeführt. Besonders wertvoll ist die unterbre­chungsfreie Arbeit in den Tagen vor den Gehaltsabrechnungen. Bisher konnten in der Regel durch die Abrechnungen an einem Tag im Monat keine Eingaben im Sys­tem erfasst werden.

Die P&I ist vom Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstechnik nach ISO 27001 zertifiziert worden. Dem Unternehmen wird der sichere Betrieb und die Wartung der Anwendung LOGA für seine Kunden am Standort Wiesbaden attestiert. Der Datenschutzbeauftragte der Stadt Burgdorf wurde in das Verfahren mit einbezogen.

Das Verfahren zur Herstellung des Benehmens mit dem Personalrat wurde eingeleitet.

(Pollehn)