Beschlussvorschlag:

 

Als Bestandteil des Nachtragshaushaltsplans 2022 wird der dem Originalprotokoll als Anlage beigefügte Stellenplan für das Haushaltsjahr 2022 beschlossen.

 

 

 

Sachverhalt und Begründung:

 

In der Sitzung des Ausschusses für Haushalt, Finanzen und Verwaltungsangelegenheiten am 09.05.2022 wurde der Stellenplanentwurf beraten. Zu einzelnen Stellen wurde um ergänzende Erläuterung bzw. – soweit möglich - um Darstellung der Stellenbemessungsgrundlage gebeten.

 

 

Stelle lfd.-Nr. IV.07 – Zentrale Dienste – Verwaltungsfachangestellte/r - EG 8

 

Für die Organisation des Sekretariats sowie für die Unterstützung und wirksame Entlastung des Verwaltungsvorstandes in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben stehen gegenwärtig 1,0 Stellen zur Verfügung. Es besteht die Empfehlung, diese auf 1,5 Stellen anzuheben.

 

Ein quantitativer Vergleich des Arbeitsaufkommens ist mangels Erfassung nicht möglich. An dieser Stelle soll darauf hingewiesen werden, dass die zusätzlichen Stellenanteile dem gesamten Verwaltungsvorstand (Bürgermeister, Erster Stadtrat, Stadträtin) zur Verfügung stehen.

 

Es ist ein Aufgabenfeld, welches durchgängig und verlässlich wahrzunehmen ist. Hinsichtlich des Aufgabenfeldes wird auf die Ursprungsvorlage verwiesen.

 

Mit der Anhebung der Stellenanteile kann zugleich den besonderen Anforderungen hinsichtlich des zeitlichen Umfangs als auch hinsichtlich des Informationsaustausches zur reibungslosen Übernahme der Vertretung begegnet werden. Das tägliche Arbeitsaufkommen wie auch die gegenwärtigen Erfahrungen verdeutlichen, dass die Organisation der Vertretung zu optimieren ist.

 

 

Stelle lfd.-Nr. IV.09 – Bürgerbüro/Standesamt – EG 5

 

Im Zusammenhang mit der Einführung der Terminvergabe im Bürgerbüro ist zur weiteren Erhöhung des Bürgerservices ein Schnell-/Serviceschalter eingerichtet worden, an dem zu den Öffnungszeiten von 38 Wochenstunden des Bürgerbüros (montags und donnerstags jeweils von 8 bis 18 Uhr, dienstags von 8 bis 16 Uhr, mittwochs und freitags jeweils von 8 bis 13 Uhr) Dienstleistungen durchgängig ohne Termin und somit auch ohne Vorlaufzeit für die Terminvergabe in Anspruch genommen werden können.

 

Mit der Einrichtung des Schnell-/Serviceschalters tritt zugleich die Entlastung der im Bürgerbüro, an den Bedienplätzen tätigen Mitarbeiter/innen ein, die sich den komplexeren Vorgängen in den Bereichen der KFZ-Zulassung, Melde-, Pass- und Ausweisvorgängen sowie der Beantwortung von eingehenden Postanfragen widmen können.

 

Mit der organisatorischen Veränderung wird die Aufgabenwahrnehmung auf den „Frontoffice-“ und „Backofficebereich“ verteilt. Zur Verfügung stehende Stellenanteile sollen tätigkeits- und wertigkeitsgetreu genutzt werden.

 

Ein Vergleich der Fall-/Kennzahlen kann derzeit noch nicht dargestellt werden, da erst mit Einführung der Terminbuchung diese elektronisch erfasst und ausgewertet werden.

 

Die Aufgabenwahrnehmung wird nicht auf Dauer eine Stellenmehrung erfordern. Durch weitere Optimierungsmaßnahmen (Digitalisierung der Serviceleistungen und Nutzung der Behördenrufnummer 115) wird eine 1,0 Stelle der Entgeltgruppe 5 TVöD mit Eintritt in den Ruhestand wegfallen. Es besteht die Empfehlung, auf dieser ein KW-Vermerk für künftig wegfallend zu vermerken.

 

 

Stelle lfd.-Nr. IV.12 - Soziale Dienste – Verwaltungsfachwirt/in – EG 9c

 

Für die Hilfen zur Pflege wurden seitens der Region Hannover folgende Orientierungswerte ausgesprochen:

 

Hilfe zur Pflege innerhalb von Einrichtungen:          1:110

Hilfe zur Pflege außerhalb von Einrichtungen:         1:95

 

Da von den Sachbearbeitungen in der Regel beide Wohnformen bearbeitet werden, ist ein durchschnittlicher Orientierungswert von 1:103 anzusetzen.

 

Werden seitens des Mitarbeitenden mehrere Hilfen bearbeitet ist dies durch die Berücksichtigung von Abschlägen zu berücksichtigen. Folgende Empfehlung besteht seitens der Region Hannover:

 

Rechtsgebiet vergleichbar	Anzahl Sachgebiete	Abschläge in %
ja	2 (z.B. HLU/GruSi und Asyl)	5 %
nein	3 (z.B. z.B. HLU/GruSi, Elterngeld und Wohngeld)	10 %

 

Auf die Stadt Burgdorf übertragen bedeutet dies:

 

Derzeit sind 153 Fälle zu bearbeiten.

 

Folgende Stellenanteile stehen zur Verfügung:

 

• 65 % einer Stelle, auf der zwei Sachgebiete bearbeitet werden, die vergleichbar sind (65%-Stelle)
• 15 % einer Stelle, auf der drei Sachgebiete bearbeitet werden, die nicht vergleichbar sind (15 %-Stelle)

 

Auf den Stellen kann rechnerisch folgende Anzahl an Fällen bearbeitet werden:

 

        65%-Stelle:      103 Fälle ./. 5 % = 97,85 Fälle * 65 % =       64 Fälle

        15%-Stelle:       103 Fälle ./. 10 % = 92,7 Fälle * 15 % =       14 Fälle

 

Wird diese Anzahl an Fällen von der Gesamtanzahl an Fällen in Abzug gebracht, verbleiben noch 75 zu bearbeitende Fälle, für die gegenwärtig keine Stellenanteile zur Verfügung stehen.

 

Auf jeder Stelle werden in der Regel mindestens zwei Sachgebiete bearbeitet. Dieser Umstand ist der Größe der Abteilung geschuldet. In Ausfallzeiten muss die Aufgabenwahrnehmung sichergestellt werden. Die Aufgabenwahrnehmung zeichnet insbesondere im Bereich der Sozialen Dienste eine Dynamik aus (Trend: zunehmende Fälle / Schwankungen). Der Dynamik muss ergänzend begegnet werden können. Zudem sind Anteile für die Vertretung zu berücksichtigen (in der Regel 5%). D.h. maximal 95 % einer Stelle stehen für die Bearbeitung zur Verfügung.

 

Von einer Stelle sollten auf Empfehlung der Region Hannover:

 

95%-Stelle:   103 Fälle ./. 5 % = 97,85 Fälle * 95 %    =       93 Fälle

 

bearbeitet werden.

 

Unter Berücksichtigung dieser Rahmenbedingungen ergibt sich rechnerisch bei 75 zu verteilenden Fälle ein Stellenbedarf von rund 82 % (77 % für die Fallbearbeitung zzgl. 5 % für die Vertretung).

 

Eine 1,0 Stelle ist im Stellenplan vorzusehen. Die Empfehlung besteht, diese vor dem Hintergrund der Fallzahldynamik voll zu besetzen.

 

 

Stelle lfd.-Nr. V.01- Auszubildende

 

Angenommen wurde, dass während der Zeit der schulischen Ausbildung keine Bezahlung erfolgt, da für Auszubildende jeweils ½ Stellen hinterlegt sind. Es wurde gebeten zu klären, ob es nicht möglich sei, jeweils eine volle Stelle anzubieten und durchgängig zu bezahlen.

 

Antwort der Verwaltung:

 

Die sogenannten „Auszubildenden“ im Kita-Bereich erhalten aus tarifrechtlichen Gründen Arbeitsverträge und keine Ausbildungsverträge, da es sich um eine schulische Ausbildung handelt. Die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten sind im Durchschnitt über das Jahr verteilt zu leisten. In Zeiten der Praxis werden gelegentlich mehr Stunden geleistet, während diese dann in Schulzeiten abgebaut werden. Die Arbeitsverteilung richtet sich danach, ob die schulische Ausbildung im Block oder aber an einzelnen Tagen in der Woche geleistet werden. Eine Bezahlung erfolgt so auch während der Schulzeiten.

 

Ferner wurde gebeten darzustellen, wie viele Ausbildungsstellen die Stadt Burgdorf benötigt, um den eigenen Stellenbesetzungsbedarf zu decken.

 

Antwort der Verwaltung:

 

Aufgrund der Erfahrungswerte der letzten Jahre lässt sich annehmen, dass durchschnittlich 10 Stellen im Sozial- und Erziehungsdienst je Kalenderjahr nach zu besetzen sind (bspw. Verrentung, Wechsel des Trägers, Schwangerschaften und Elternzeit, Langzeiterkrankungen).

 

Die Annahme/Aussage bezieht sich auf die Personalsituation in den städtischen Kindertageseinrichtungen.

 

Für die Deckung des Bedarfs aus eigenen Auszubildenden müssten mindestens 10 Auszubildende geschaffen werden.

 

Zu berücksichtigen ist, dass sich der Zeitpunkt der erforderlichen Stellennachbesetzung nicht mit dem Zeitpunkt des Ausbildungsabschlusses deckt.

In Vertretung

 

 

 

(Kugel)