Controlling - Pilotierung in der Stadtbücherei

Betreff
Controlling - Pilotierung in der Stadtbücherei
Vorlage
2008 0331
Aktenzeichen
15 - Kau/kn
Art
Beschlussvorlage

Finanz. Auswirkungen in Euro

Haushaltsstelle

VwH

VmH

Einmalige Kosten:

 

Laufende Kosten:

 

Haushaltsmittel stehen zur Verfügung:

 ja

 nein

 

 

Beschlussvorschlag:

 

zu a)   Der Ausschuss für Schulen, Kultur und Sport empfiehlt dem Verwaltungsausschuss den Beschluss zu b) der Vorlage-Nr. 2008  0331.

 

zu b)   Der Verwaltungsausschuss beschließt:

Der Bürgermeister wird beauftragt mit der Stadtbücherei eine Zielvereinbarung mit folgendem Inhalt abzuschließen:

 

1.   Bis zum Jahre 2010 sollen 2.500 aktive Nutzer die Leistungen der Stadtbücherei nutzen.

 

2.   Die Zahl der Entleihungen soll pro Jahr 120.000 betragen.

 

3.   Jedes Jahr ist mit jeder Grundschule und mit der Förderschule eine Führung zu organisieren.

 

4.   Pro Jahr sollen zwei Lesungen organisiert und durchgeführt werden.

 

 

Darüber hinaus werden folgende Maßnahmen beschlossen:

(Beschlüsse werden nach der Beratung im Ausschuss für Schulen, Kultur und Sport formuliert).

Sachverhalt und Begründung:

 

Im Controlling-Konzept der Stadt Burgdorf wurde dargelegt, dass die Controlling-Einführung nach dem Prinzip „Vom Groben ins Feine“ erfolgen solle. Es ist vorteilhaft, nicht die „große Controlling-Lösung in einem Wurf“ anzustreben, sondern schrittweise vorzugehen und einen geeigneten Pilotanwender auszuwählen.

Die Leiterin der Stadtbücherei der Stadt Burgdorf, Frau Nehmer-Rommel, wurde am 02.11.2007 von Herrn Strecker, Herrn Holstein und Herrn Kauter gebeten, bei der Entwicklung und Einführung des Controlling als Pilotanwender mitzuwirken.

Ziel ist es, für die Stadtbücherei Burgdorf ein Controlling-System zu entwickeln, das als Vorbild und Beispiel für andere Bereiche dienen kann. Anhand des Controlling-Piloten sollen Erfahrungen für die weitere Ausgestaltung gewonnen werden, die für die Stadt Burgdorf von Bedeutung sind.

Frau Nehmer-Rommel hat zugesagt mit der Stadtbücherei an der Controlling-Pilotierung mitzuwirken.

Im Rahmen der Pilotierung fanden mehrere Arbeitsgespräche statt, in denen u.a. den Beschäftigten das Controlling sowie die Zielsetzung der Pilotierung erläutert wurden.

Der Controlling-Einstieg beginnt (immer) mit einer Standortbestimmung, also der Ermittlung der Ist-Werte bzw. des Ist-Zustandes. Diese ist wiederum Voraussetzung für die Identifizierung von Handlungsfeldern. Ausgehend von den Handlungsfeldern lassen sich Ziele ableiten und vereinbaren.


 

Daher wurde zunächst damit begonnen, die umfangreichen Statistiken, die das Fachverfahren „allegro“ anbietet, zu analysieren. Diese Statistiken berücksichtigen alle für den täglichen Betrieb einer Stadtbücherei erforderlichen Daten:

-        Anzahl der Nutzer (gesamt / m / w)

-        Aufschlüsselung der Nutzer nach Alter

-        Aufschlüsselung der Nutzer nach Herkunft

-        Medienbestand, gegliedert in diverse Bereiche (Book, Non-Book, etc.)

-        Entleihungen (gesamt und nach Medienart)

-        etc.

 

2004

2005

2006

2007

Aktive Nutzer *)

2.878

3.238

2.234

2.175

Entleihungen

120.106

105.183

115.089

115.010

Medienbestand

59.811

60.756

62.547

60.125

* ) Wechsel in der Berechnungsart ab 2006

 

Die Zusammensetzung der Nutzerzahlen nach Altersgruppen stellt sich wie folgt dar:

Altersgruppe

Anzahl (m)

Anzahl (w)

0 - 05 Jahre

0

0

06 - 12 Jahre

84

129

13 - 17 Jahre

66

161

18 - 29 Jahre

51

152

30 - 39 Jahre

45

289

40 - 49 Jahre

103

469

50 - 59 Jahre

67

198

60 - 69 Jahre

61

111

70 - 110 Jahre

31

54

 

508

1.563

 

Die Differenz zu den aktuellen Nutzerzahlen (2.175) ist durch sogenannte Blockausweise begründet, die personenbezogen an Lehrer/innen ausgegeben werden.

Dass der Anteil der Nutzerinnen deutlich über dem der Nutzer liegt ist nicht ungewöhnlich, soll aber mittels interkommunaler Recherche noch weiter untersucht werden. Ggf. können noch zusätzliche Maßnahmen ermittelt werden, die den Anteil der männlichen Nutzer steigern.

Zusätzlich zu den Statistiken des Verfahrens „allegro“ sind umfangreiche Daten verfügbar, die für eine Standortbestimmung herangezogen werden können. Jährlich liefern die Bibliotheken umfangreiches Datenmaterial für die Deutsche Bibliotheksstatistik. Diese Daten sind für das Jahr 2006 verfügbar und können nach gewünschten Kriterien zusammen gestellt werden.

Dieser interkommunale Vergleich der Statistikdaten mit 127 Stadtbibliotheken in Städten mit 25.000 – 35.000 Einwohnern ergab, dass die Stadtbücherei Burgdorf zahlenmäßig über einen überdurchschnittlichen Medienbestand verfügt (mit Ausnahme bei den Non-Book-Medien), aber dass die Zahl der Entleihungen unterdurchschnittlich ist.

 

 

Bestand

Entleihungen

Printmedien insgesamt

8

66

Sachliteratur

9

82

Belletristik

13

32

Non-Book

106

108

Statistik 2006. Jeweils der Rang von insgesamt 127 Stadtbibliotheken.

 

Des Weiteren verfügen bereits viele Stadtbibliotheken über Online-Kataloge, d.h., der Medienbestand ist per Internet einsehbar und Medien können reserviert und die Ausleihfrist verlängert werden.

Die Betrachtung der laufenden Ausgaben ergab, dass von den 127 Stadtbibliotheken im interkommunalen Vergleich 93 höhere Ausgaben tätigen als die Stadtbücherei Burgdorf.

In Bezug auf die Anzahl der jährlichen nominalen Öffnungsstunden steht die Stadtbücherei an 87. Stelle im interkommunalen Statistikvergleich. Setzt man jedoch die Öffnungsstunden in Relation zu der Mitarbeiteranzahl (umgerechnet auf Vollzeit-Stellen) ergibt sich, dass die Stadtbücherei dann an der 54. Stelle steht – also ein überdurchschnittlicher Wert!

Diese kurze Darstellung einiger Kennzahlen zeigt auf, dass eine Optimierung der Stadtbücherei Burgdorf sinnvoller Weise über eine Ausweitung der Leistungen erfolgen sollte.

Zwei Handlungsfelder stechen besonders hervor:

-            den Bekanntheitsgrad der Stadtbücherei steigern

-            die Kundenzufriedenheit und Nutzung steigern

 

Aus diesen Handlungsfeldern ergaben sich im Verlauf der bisherigen Controlling-Pilotierung für das Jahr 2008 (soweit nicht anders angegeben) folgende konkrete Ziele:

 

1.        Bis zum Jahre 2010 sollen 2.500 aktive Nutzer die Leistungen der Stadtbücherei nutzen.

 

2.        Die Zahl der Entleihungen soll pro Jahr 120.000 betragen.

 

3.        Jedes Jahr ist mit jeder Grundschule und mit der Förderschule eine Führung zu organisieren.

 

4.        Pro Jahr sollen zwei Lesungen organisiert und durchgeführt werden.

 

 

Über diese Ziele wird für die Jahre 2008 bis 2010 zwischen dem Fachbereich und der Stadtbücherei eine Zielvereinbarung geschlossen.

Im Sinne des Controllings werden Maßnahmen definiert, welche die Zielerreichung positiv unterstützen sollen. Im Folgenden sind diese Maßnahmen kurz erläutert:

 

1.       Umbenennung der Stadtbücherei Burgdorf

 

      Jeder Begriff ruft beim Empfänger Assoziationen hervor. Der Begriff Stadtbücherei wird häufig mit kleinen Büchersammlungen, abgegriffenen Büchern u.ä. in Verbindung gebracht. Die Stadtbücherei macht deutlich, dass sie gegen dieses Image „ankämpfen“ muss. In Anbetracht des Ergebnisses des Statistikvergleichs, der einen überdurchschnittlichen Medienbestand bescheinigt, ist eine Umbenennung wünschenswert.

      Diese kann z.B. im Rahmen eines öffentlichen Namenswettbewerbes erfolgen. Mit geeigneter Unterstützung durch die Presse kann ein Wettbewerb gestartet werden, der die Öffentlichkeit zur Namensfindung auffordert. Diese Idee passt zudem hervorragend zum anstehenden 80jährigen Jubiläum der Stadtbücherei im nächsten Jahr.

 

 

2.       Verbesserung der Darstellung im Internet

 

      Die Webseite der Stadt Burgdorf ist zu überarbeiten, da die Stadtbücherei bisher noch nicht optimal in Erscheinung tritt. Hierzu gehören u.a.

-        ein direkter Link zur Stadtbücherei auf der Startseite der Webseite der Stadt Burgdorf

-        die Überarbeitung der Rubrik „Was erledige ich wo...?“

-        Überarbeitung des Inhaltes (Text, etc.)

-        die Einrichtung eines Online-Kataloges (sh. Maßnahme 6)

 

 

3.       Entwurf, Herstellung und Verteilung eines Flyers

 

      Ein Flyer soll den Bekanntheitsgrad der Stadtbücherei steigern, denn viele Burgdorfer sind über dieses städtische Angebot nur unzureichend informiert.

      Hier stellt sich die Frage, wann der günstigste Zeitpunkt für einen Flyer gegeben ist: vor der Maßnahme 1 (Umbenennung) oder danach? Die Überlegung geht dahin, die versch. diskutierten Maßnahmen als „Strauß““ zu sehen, der als Ganzes präsentiert werden sollte, damit die einzelnen Maßnahmen nicht wirkungslos verpuffen. Somit wäre der beste Zeitpunkt für die Herausgabe eines Flyers nach dem Namenswettbewerb. Die Vorarbeiten für den Flyer (Inhalte, Gestaltung) können bereits begonnen werden.

 

 

4.       Hinweisschilder an wichtigen Straßenkreuzungen

 

Bisher gibt es keine Hinweisschilder, die auf die Stadtbücherei hinweisen. Diese Maßnahme wurde verwaltungsintern angesprochen und wird dort weiter verfolgt.

 

 

5.       Durchführung von Veranstaltungen

 

In den vergangenen Jahren wurde die Zahl der Veranstaltungen gesteigert. Hierzu zählen nicht nur Veranstaltungen in der Stadtbücherei, sondern auch Veranstaltungen außerhalb, z.B. beim Kinderschutzbund oder für Teilnehmer von Computerkursen für Senioren.

Die Wirksamkeit dieser Veranstaltungen sollte auf geeignete Weise überprüft werden. Dies könnte z.B. durch den Rücklauf von „Einladungskarten“ o.ä. geschehen.

 

 

6.       Einrichtung eines Online-Kataloges

 

Zahlreiche Stadtbüchereien bietet einen solchen Service bereits an.

 

Kosten:

 

Die erstmalige Einrichtung des Online-Kataloges kostet 610,00 € zzgl. MwSt. = 725,90 €

Ohne allegro-Supportvertrag betragen die laufenden Hosting-Gebühren des Online-Kataloges 75 €/mtl. zzgl. MwSt. (= 1.071 €/jährlich). Der laufende allegro-Supportvertrag kostet 148,25 €/mtl. zzgl. MwSt. (=2.117,30 €/ jährlich). Mit Supportvertrag entfallen die monatlichen Hosting-Gebühren.

Mit Supportvertrag entfallen zudem auch die Kosten für die Fernwartung des allegro-Systems, die in Notfällen von der Stadtbücherei beauftragt wird. Hierfür wurden in 2007 ca. 360 € (in 2006 ebenfalls) gezahlt.

Die Verwaltung beabsichtigt, den Online-Katalog noch in diesem Jahr einzurichten.

 

 

7.       Erfahrungsaustausch mit anderen Bibliotheken

 

Die vorhandenen Statistikdaten (bislang für 2006) werden im Rahmen des Controllings weiter ausgewertet. Die Daten ermöglichen einen Überblick. Ziel ist ein interkommunaler Vergleich (per Fragebogen, Telefoninterview oder Treffen) zu fachlichen Fragen, z.B. der Zusammensetzung der Nutzer (m/w). Die vorhandenen Daten ermöglichen die Identifizierung geeigneter Vergleichspartner.

 

 

8.       Sichtung des Sachbuchbestandes

 

Die Sichtung des Sachbuchbestandes wurde bereits begonnen und wird fortgeführt. Nach derzeitigem Stand werden rd. 5.000 Medien makuliert, was aber dem Sachbuchbestand insgesamt zugute kommt: bessere Präsentation, mehr Übersichtlichkeit, aktuellerer Bestand.

 

 

9.       Weitere Maßnahmen

 

Hier sind Maßnahmen aufgeführt, die insgesamt das Leistungsspektrum erhöhen sollen. Analog zu den Bücherkisten für Kindergärten und Schulen bietet es sich an, Kontakt mit Altenpflegeeinrichtungen aufzunehmen, um dort auf die Stadtbücherei hinzuweisen. Die Stadtbücherei könnte geeignete Medien zusammen stellen, die dann von den Einrichtungen abgeholt werden könnten (Stichwort: aufsuchende Bücherei). Dieses ist ein geeignetes Thema für den Seniorenbeirat der Stadt Burgdorf.

Die Bedingungen für einen Fernleiheanschluss werden ebenfalls geprüft. Bisher bietet die Stadtbücherei Burgdorf ihren Bestand nicht an, sondern ermöglicht lediglich die Ausleihe von anderen Bibliotheken.

Die Anschaffung von tragbaren CD-Spielern zur Nutzung innerhalb der Stadtbücherei (für Hörbücher etc.) sollte zeitnah umgesetzt werden. Die CD-Spieler werden den Nutzern gegen Pfand abgegeben.

 

 

10.   Einrichtung einer Bushaltestelle

 

In der Sorgenser Straße gibt es in Höhe der Stadtbücherei, des Jugendhauses Jonny B, des Veranstaltungszentrums und der Berufsbildenden Schulen keine Bushaltestelle. Die nächste Bushaltestelle ist ca. 250 m entfernt, was für mobilitätseingeschränkte Personen bereits zu weit ist. Verwaltungsintern wurde die Sachlage angesprochen und wird weiter verfolgt (u.a. Kontaktaufnahme mit der RegioBus GmbH).

 

 

Weiterer Ausblick

 

Ein wesentlicher Bestandteil des Controllings ist das Berichtswesen. Mit der Stadtbücherei wurde daher abgesprochen, dass diese für jedes Quartal Daten über die Zahl der Nutzer, der Entleihungen, des Bestandes etc. an die Abt. 15 übermittelt. Die Abt. 15 wird daraus unterjährige Berichte fertigen.

 

Im Rahmen der Pilotierung wurden bisher schon einige wesentliche Inhalte bearbeitet und daraus zielführende Maßnahmen abgeleitet. Es gibt aber noch weitere Aufgaben, die in der nächsten Zeit bearbeitet werden sollen:

 

-            Nach dem Vorliegen der Bibliotheksstatistik für das Jahr 2007 werden diese Ergebnisse mit denen des Jahres 2006 verglichen und analysiert.

 

-            Die aus der Bibliotheksstatistik gewonnenen Ergebnisse werden im Vergleich mit ausgesuchten Bibliotheken analysiert (mittels Fragebogen, Telefon o.ä.).

 

-            Die jetzigen Nutzer können per Fragebogen nach ihren Anregungen sowie Lob und Kritik befragt werden, um die Leistungen der Stadtbücherei noch besser auf deren Bedürfnisse abzustimmen.

 

-            Bislang erreicht die Stadtbücherei noch nicht so viele Nutzer wie gewünscht. Entsprechende Aktivitäten zur Erreichung neuer Nutzer sind umzusetzen (Flyer, Fragebogen, Internetpräsenz, Öffentlichkeitsarbeit, etc.).

 

-            Das Berichtswesen wird entworfen und eingeführt.

 

An diesen Aufgaben wird neben der Stadtbücherei und der Fachabteilung auch die Abt. 15 beteiligt.

 

Die Controlling-Pilotierung tritt somit in eine Phase der weiteren Bearbeitung und controlling-fachlichen Begleitung ein.