Beschluss: festgestellt/genehmigt/abgearbeitet

Dipl.-Kaufmann Kauter erklärte, dass er den Mitgliedern des Rates mit der Vorlage den Entwurf eines Controlling-Konzepts für die Stadt Burgdorf vorstellen wolle. Dazu erläuterte er zunächst den sogenannten Controlling-Regelkreis (Seite 13 des Controlling-Konzepts) und wies auf die Bedeutung des neuen Steuerungsmodells hin. Anhand des Beispiels einer Lesekarte in der Bücherei bei bestimmten Altersgruppen berichtete er über die Möglichkeit Ziele zu definieren (Sollwerte), daraus Maßnahmen abzuleiten und nach Umsetzung durch die Verwaltung Istwerte zu erfassen, die dann mit den bisherigen Sollwerten verglichen werden können. Mit Hilfe des Controllings könne ermittelt werden, ob die Ziele erreicht wurden und was zu tun sei, um diese zu erreichen. Controlling bedeute Steuerung und nicht Kontrolle. Für die Kontrolle von Verwaltungsabläufen sei das Rechnungsprüfungsamt zuständig.

 

Grundsatz sei, dass die Politik sage „was“ und die Verwaltung sage „wie“. Controlling diene auch dazu, die Ziele erreichbar und messbar zu machen. Bei einer Kompetenzübergabe an die Verwaltung müsse es zu Zielvereinbarungen kommen. Dazu zählten Jahresplanungen und Mehrjahresplanungen durch Kennzahlen, Indikatoren und Berichte aufzubauen. Ein unterjähriges Berichtswesen würde die Ratsmitglieder laufend über den Stand der Zielerreichung unterrichten. Durch das Berichtswesen solle mehr Transparenz in die Verwaltungsabläufe gebracht werden. Zusätzlich umfasse das Controlling noch a-periodische Aufgaben, d.h. die regelmäßig durchgeführt würden, dazu zählten die Prozessanalyse und die Prozessoptimierung. Hierbei gehe es um Verbesserung von Abläufen innerhalb der Verwaltung zur Effizienzsteigerung. Der dahinter stehende Grundgedanke sei die wirtschaftliche Verwendung der vorhandenen Mittel.

 

Des Weiteren erläuterte Dipl.-Kaufmann Kauter die Unterschiede zwischen operativem und strategischem Controlling. Controlling selbst habe keine Entscheidungsbefugnisse, der Controller unterstütze nur die Entscheidungsträger. Hierzu sei auf das Bild auf Seite 16 des Controlling-Konzepts verwiesen. Der Controller sei nur ein Navigator und unterstütze den Kapitän, dies seien z.B. die Mitglieder des Rates, der Bürgermeister, die Fachbereichsleiter und Abteilungsleiter mit Hilfe entsprechender Informationen, damit die jeweiligen Entscheidungen sachgerecht getroffen werden können.

 

Zur Frage, warum man ein Controlling benötige, führte Dipl.-Kaufmann Kauter aus, dass dies z.B. an den Rahmenbedingungen, die auf die Stadt Burgdorf einwirkten, liegen könne z.B. der demografische Wandel. Ferner seien zu nennen die Knappheit der Finanzen nicht nur bei der Stadt Burgdorf, sondern beim Land, beim Bund, bei der EU aber auch der Wille zu mehr Bürgerorientierung (Bürger als Kunde) sowie die wirtschaftliche Entwicklung (Globalisierung). Für alle diese auf die Stadtverwaltung einwirkenden Rahmenbedingungen sei es erforderlich, mit neuen Antworten zu reagieren. Eines davon sei das neue Steuerungsmodell zusammen mit dem Controlling.

 

Zum Einstieg in das Controlling gehe es darum, alle städt. Leistungen in Produkten abzubilden. Daraus erfolge Transparenz, Ziel- und Ergebnisorientierung und eine allgemeine Qualitätsverbesserung des Verwaltungshandelns. Um zu verhindern, dass reine Kostenbetrachtungen in den Vordergrund treten, würden Kennzahlen und Indikatoren in unterschiedlichen Zieldimensionen angestrebt (sogenannte Balanced Scorecard - siehe Seite 29 des Konzepts). Um eine größere Transparenz bei den einzelnen Produkten zu erreichen, sei im kommenden Jahr in der Verwaltung eine Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) in Vorbereitung.

 

Dipl.-Kaufmann Kauter wies abschließend auf das mehrstufige Aufbaukonzept am Ende des Controlling-Konzepts hin. Der Vorteil, den die Stadt Burgdorf dabei habe, sei, dass man von den Erfahrungen anderer Städte in den letzten Jahren profitieren könne und deren Fehler nicht wiederholen müsse. Wenn dieser Zeitplan wie vorgesehen eingehalten werde, hätte dies den Vorteil, dass man schneller zum Ziel käme als andere Kommunen, die bereits vor Jahren damit begonnen hätten, was u.a. damit zusammenhänge, dass diese Kommunen Fehler, die vor Jahren begangen wurden, wieder ändern müssten, zumal jetzt ein verbindlicher Produkt-Rahmenplan des Landes bestehe. Zurzeit sei man bei der Stadt Burgdorf mit der Produktbildung beschäftigt. Man erwarte die Rückläufe aus den Abteilungen. Es würden ca. 140 - 150 Produkte zu bilden sein. Diese Produkte würden anschließend dem Rat vorgestellt und könnten diskutiert werden. Es sei von besonderer Wichtigkeit, wenn alle Beteiligen zu jedem Zeitpunkt über den Verfahrensstand informiert seien. Es solle niemand übergangen werden, sondern alle Beteiligen mit ins Boot geholt werden. Wenn man dies so umsetzen könne, hätte der Rat ein gut funktionierendes Controlling-Konzept vorliegen, was zeitnahe Informationen für den Rat ermöglichen würde. Man könne dieses Controlling-System mit einem Schwerpunkt beginnen, z.B. auch mit einem Pilotprojekt, um dies in allen Einzelheiten durchzugehen. Insgesamt gehe es bei der Einführung des Controllings vor allem um ein anderes Denkmuster.

 

Herr Pilgrim begrüßte die Einführung des Controllings, die Produktbildung und die Kosten- und Leistungsrechnung in der Verwaltung. Er erkundigte sich danach, wie die Politik bei der Definition von Zielen unterstützt werden könne. Ferner wollte er wissen, ob es auch Zielvereinbarungen innerhalb der Verwaltung geben werde, z.B. zwischen der Verwaltung und der Bücherei, und ob die Politik dann nur über das Berichtswesen darüber informiert werde bzw. wie dann Änderungen bei den Zielen seitens der Politik erfolgen könnten.

 

Dipl.-Kaufmann Kauter versicherte, dass es eine vorrangige Aufgabe des Controllings sei, alle Beteiligten in der Zielvereinbarungskette zu unterstützen. Es werde auch eine gewisse Zeit und Erfahrung brauchen, sich an die jeweiligen Zielvereinbarungen heranzutasten. Wenn es von Seiten der Politik gewünscht werde, entsprechende Änderungen bei den Zieldefinitionen herbeizuführen, werde dies vom Controlling auch begleitet. Niemanden würden Kompetenzen durch das Controlling entzogen, sondern Controlling unterstütze auf allen Ebenen.

 

Herr Hinz stellte fest, dass man sich bei dem Zielfindungsprozess und geschätzten 600 Zielen einer großen Aufgabe gegenüber sehe.

 

Dipl.-Kaufmann Kauter führte aus, dass man in die Aufgabe hineinwachsen werde und es so sei, dass man nicht bei allen Produkten ständig neue Ziele zu definieren bräuchte. Wenn keine Veränderungen stattfänden, sei es auch nicht notwendig, sich ständig mit einzelnen Produkten intensiv auseinander zu setzen.

 

Auf Nachfrage von Herrn Alker, wie sich denn das geplante Gewerbegebiet Burgdorf Nord-West als Produkt darstellen ließe, teilte Dipl.-Kaufmann Kauter mit, dass ein solches Gewerbegebiet transparenter dargestellt werden könne. Die politische Entscheidung für oder gegen ein solches Projekt könne das Controlling den Politikern jedoch nicht abnehmen.

 

Herr Obst bezeichnete das Controlling als sehr komplexen Vorgang. Es gehe darum, dass sich auch die Politik von alt hergebrachten Vorstellungen lösen müsse. Er dankte Herrn Dipl.-Kaufmann Kauter für den ausführlichen Vortrag und bat ihn weiterhin, alle Beteiligten an dem Projekt ‚mitzunehmen’ und Informationen ganz gezielt in die Politik zu streuen, da das Thema nicht ganz einfach zu verstehen sei.

 

Nach Beendigung der Aussprache dankte der Ratsvorsitzende Herrn Dipl.-Kaufmann Kauter im Namen des Rates und aller Anwesenden für den sehr informativen und umfassenden Vortrag.